Zarząd spółki z graniczoną odpowiedzialnością zobowiązany jest do prowadzenia księgi protokołów przez cały okres trwania firmy. Księga to stanowi zbiór wszystkich uchwał, jakie zostały podjęte przez zgromadzenie wspólników w spółce. Księga może być prowadzona w formie np. segregatora lub teczki. Księga protokołów stanowi dobre, uporządkowane źródło informacji o spółce i zmianach jakie w niej następowały.

Uchwały znajdujące się w księdze powinny być podpisane przez wszystkich obecnych wspólników lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół.
W księdze protokołów należy przechowywać także pełnomocnictwa do np. uczestnictwa w zgromadzeniu, prawa głosu oraz wszelkie zgody np. na odbycie walnego zgromadzenia poza siedzibą spółki.

Jeśli spółka z o.o. przechodzi w czas likwidacji, wówczas obowiązek prowadzenia księgi protokołów spoczywa na likwidatorze spółki. Wszyscy aktualni wspólnicy spółki mogą przeglądać księgę, jak również prosić o wydanie odpisów uchwał poświadczonych przez likwidatora.

Specjaliści zachęcają do prowadzenia księgi protokołów. Warto pamiętać, że prawo nie przewiduje kar za niedopełnienie tego obowiązku, jednak jeśli z tego powodu nastąpi szkoda to likwidator roszczeń odszkodowawczych może wszcząć dochodzenie w tej sprawie.